Membuat Surat Massal Dengan Menggunakan Mail Merge

Cara Membuat Surat Massal Dengan Menggunakan Mail Merge  Sebagai Berikut:

1.    Klik menu File setelah itu klik New  lalu muncul kotak dialog Available Templates, pilih Blank 

       Dokumen setelah itu klik Create atau Ctrl+N.

2.    Muncul jendela lemabaran baru Microsoft Word 2010 lalu ketikkan dahulu format undangan yang

       mau kita buat, contoh undangan dapat dlihat pada gambar 1.

       Contohnya :

                                                Gambar 1.Tampilan Membuat Surat Undangan

3.    Jika sudah menyelesaikan, simpan dokumen tersebut dengan klik Save (Ctrl + S).

4.    Muncul jendela kotak dialog Save As

5.    Pilih directory Document sebagai tempat penyimapanan.

6.    Lalu beri nama di bagian File name dan beri nama Surat Undangan.

7.    Klik Save, dapat dilihat pada gambar 2.

                                                         Gambar 2.Tampilan Save Dokumen

8.    Setelah selesai membuat Surat Undangan, langkah berikutnya membuat Daftar Penerima 

       Undangan.

9.    Ikutilah seperti langkah nomor 1 dan 2 untuk membuat lembar dokumen baru.

10.  Setelah muncul jendela lembaran baru dokumen, lalu ketiklah Daftar Penerima Undangannya 

       seperti gambar 3.

       Contohnya:

Gambar 3.Tabel Penerima Undangan

11.   Setelah itu klik Save  dan muncul jendela  kotak dialog Save As . Pilih  Document sebagai 

        tempat penyimpanan dengan daftar penerima undangan  lalu klik Save. Langkahnya seperti 

        nomor 3,4,5,6,7.

12.   Setelah sudah menyelesaikan Surat Undangan dan Daftar Penerima Undangan, maka untuk

        langkah selanjutnya menggabungkan  keduanya menggunakan Mail Merge.

13.   Tutup kembali dokumen Daftar Penerima Undangan  dengan klik File lalu klik Exit.

14.   Membuka Surat Undangan, Jika belum terbuka pilih  File →Open→My Dokumen→Surat

        Undangan, bisa juga( Ctrl + o )  setelah ketemu filenya pilih Open kembal sampai terbuka 

        jendela surat undangan, dapat dilihat pada gambar 4.

Gambar 4.Tampilan Membuka Dokumen Surat Undangan

15. Berikutnya  letakkan  cursor di bagian Nama .

16. Klik Mailings pada Menu Bar.

17. Kik Select Recipients pada grup Start Mail  Merge.

18. Klik Use Existing List, dapat dilihat pada gambar 5.

Gambar 5.Tampilan Memilih Use Existing List

19. Muncul jendela kotak dialog Select Data Source.

20. Pilih Document  atau dimana tempat penyimpanan surat yang telah dibuat pada sebelumnya. 

21. Pilih Daftar Penerima Undangan  kita klik.

22. Setelah itu klik Open, dapat dilihat pada gambar 6.

Gambar 6. Membuka Daftar Penerima Undangan

23. Icon dalam Mailings yang sebelumnya tidak aktif sekarang jadi aktif.

24. Lalu klik Insert Merge Field di kotak grup Write & Insert Field klik cursor bagian Nama, 

        dapat dilihat pada gambar 7.

Gambar 7. Tampilan KLik Insert Merge Field

25. Untuk langkah selanjutnya klik Insert Merge Field lagi klik cursor bagian baris alamat setelah itu 

        kita klik, dapat dilihat pada gambar 8.

Gambar 8. Klik Alamat

26. Tahap penggabungan kedua file telah berhasil, seperti  terilihat pada gambar 9.

Gambar 9. Tampilan Hasil Penggabungan

27. Untuk melihat hasilnya klik menu Mailings  setelah itu klik Preview  Result  dan klik pada kotak 

        ada tanda panahnya kita isi nomor Daftar Penerima Undangan  pada grup Preview Result, bisa 

        dilihat pada gambar 10.

Gambar 10. Tampilan Preview Results

28. Untuk cara mencetak hasil undangan massal tersebut, klik Finish & Merge pada menu Mailings 

        dapat  dilihat  gambar 11.   Muncul  ada  beberapa  pilihan  proses  pencetakan  dokumen  Surat

        Undangan  massal sebagai berikut:

Gambar 11. Tampilan Finish & Merge

        a. Edit Individual Documents yaitu Surat undangan massal yang akan dicetak menjadi file baru, 

            dapat dilihat pada gambar 12.

     Gambar 12. Tampilan Merge to New Document

            Keterangan:

            All : untuk mencetak seluruh data 

            Current record : untuk mencetak halaman yang sedang aktif saja.

            From – to : untuk mencetak halaman tertentu. Misalnya halaman 1 sampai 4 maka di kotak di 

            tuliskan From=1 To=4. Setelah selesai klik OK, maka muncul lembaran kerja baru yang berisi 

            surat undangan massal yang sudah selesai. Dapat dilihat pada gambar 13.

  Gambar 13. Tampilan Preview

        b. Print Document yaitu hasil surat undangan akan langsung dicetak ke printer.

        c. Sent E-mail Messeges yaitu hasil surat undangan langsung dikirim ke email orang lain yang 

            menerimanya, dapat dilihat pada gambar 14.

                                                           Gambar 14. Tampilan Merge to E-mail

Share this post